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ASSEMBLEES GENERALES

  Mise à jour 19 décembre 2021

 PROCÈS  VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

RÉUNIE SUR CONVOCATION ÉCRITE LE 1ER DECEMBRE 2021 - 19 H 30

Françoise GOURDON, Présidente, accueille et remercie toutes les personnes qui se sont déplacées ce soir ainsi que Véronique RENARD et Marie-France DESTOUCHES, respectivement Présidente et Vice-Présidente du Comité Départemental d’Education Physique et de Gymnastique Volontaire d'Indre-et-Loire.

QUORUM REQUIS

L'Assemblée Générale est présidée par Françoise GOURDON, Présidente, assistée de Christelle PERAIS en qualité de Trésorière et Laurence HERBER en qualité de Secrétaire.

La feuille de présence a été signée par tous les membres présents.

Nous enregistrons à ce jour 120 adhésions. Pour que cette assemblée puisse valablement délibérer, il faut que le quart de ses membres soit présent ou représenté, soit 30 personnes.

Nous enregistrons 27 présents et 27 pouvoirs soit un total de 54. Le quorum est donc atteint.

Françoise, Présidente, déclare ouverte l’assemblée générale de l’association.

I – RAPPORT MORAL/ACTIVITES DE LA PRESIDENTE

Françoise commence par présenter les autres membres bénévoles du Comité Directeur

Trésorière : Christelle PERAIS

Vice-trésorier : Bernard KATHREIN

Secrétaire : Laurence HERBER

Vice-secrétaire : Chantal DESCHAMPS

Membre actif : Patricia PERAIS

– Prise de nos fonctions le 1er septembre 2020, avec quelques difficultés pour constituer le bureau (Françoise précise qu’elle se retrouve présidente malgré elle…) Chacun prend son rôle à coeur et conviction.

– Participation au Forum des associations début septembre 2020, qui nous permet de donner des renseignements sur les cours, obtenir des inscriptions, et montrer que l’on existe.

–Début de la saison le 7 septembre 2020 à P de Coubertin dans le gymnase et le cube (désormais un seul lieu). 90 inscriptions, trop peu, mais sûrement dû à la Covid 19.

–Suspension des cours à compter du 29 octobre 2020.

*Dès le 31 octobre, engagement d’un remboursement au prorata des semaines de suspension (en excluant le montant de licence)

*Mise en chômage partielle d’Isabelle => suspension du contrat mais non arrêté du 1/11/2020 au 08/06/2021. L’association rémunère les congés payés et bien sûr les heures travaillées.

*Information régulière et envoi par mail des cours en Visio proposés par la FEDE.

Plusieurs personnes étaient satisfaites et assidues aux cours.

*Début janvier, reprise des cours enfants pour 2 semaines seulement, et le 14 janvier reprise de la Marche nordique. Reprise bien timide.

*En mars, mise en place de 2 séances extérieures hebdomadaires au stade de la Plaine des Vaux que la municipalité de Chinon a mis à notre disposition. D’ailleurs nous remercions Mr Ménard que Françoise a beaucoup sollicité au téléphone.

De même, pour les enfants, proposition d’un cours unique les 5 et 12 mai.

*Le mercredi 19 mai, accès au gymnase à nouveau autorisé pour les mineurs.

Pour les adultes, reprise mercredi 9 juin.

–Demande de « Fonds de Solidarité » à la direction générale des Finances. Obtention de 948€ par mois de février à mai ; soit 3792€ ce qui permet de réduire le déficit.

–Assemblée Générale de la saison 2019/2020 le 7 juin 2021 : suite aux conditions sanitaires et recommandations, nous avons choisi de tenir l’assemblée générale à distance grâce au vote par correspondance.

–Visio conférence spéciale CLUB du 37 le 8 juin organisée par la CODEP EPGV. Très intéressant de pouvoir échanger et partager les mêmes inquiétudes pour la rentrée, les tarifs des autres clubs et les difficultés à recruter des adhérents pour renouveler les bureaux.

–Rencontre du 1er juillet afin de faire un bilan rapide sur la saison écoulée, évoquer la rentrée à venir, répondre aux questions et remettre les chèques de remboursement. Pour les absents, les chèques sont envoyés par courrier. –Nous sommes en questionnement sur l’avenir de la GYRAVO. Nous décidons de laisser passer les vacances, de ne rien modifier, ni les cours en déficit ni les cotisations sachant qu’il y a une réserve de trésorerie pour rémunérer Isabelle. Cette pandémie a demandé beaucoup de notre temps en lecture des protocoles toujours changeants, des infos juridiques sur les fiches de paie, sur les procédures à suivre, … Françoise passe la parole à la secrétaire, Laurence, qui présente le bilan des inscriptions

Effectifs

Compte tenu de la situation particulière de la saison 2020/2021, le bilan est présenté sans effectuer un comparatif avec la saison 2019/2020.

Notre association gère 12 cours hebdomadaires : 9 cours adultes et 3 cours enfants

⚫Pour la saison 2020/2021, nous avions un effectif de 90 adhérents (28 enfants et 62 adultes)

 Enfants

Les 28 enfants se répartissaient ainsi :

➢ groupe 5/6 ans : 7

➢ groupe 7/9 ans : 6

➢ groupe 9/13 ans : 15

 Adultes

Sur les 62 adultes inscrits, un quart étaient des nouveaux inscrits

58 % des adultes ne suivaient qu’un seul cours dont 4 personnes ne participaient

qu’à la marche nordique.

La répartition dans chaque cours était la suivante :

➢ rythm&danse : 8

➢ marche nordique : 5

➢ fitness : 24 ( lundi 13/ vendredi 11)

➢ gym douce : 31 (lundi 20/ vendredi 11)

➢ acti gym séniors : 14

➢ gym équilibre : 19 (mardi 10/ mercredi 9)

L’âge des adhérents :

➢ Ils avaient entre 27 et 93 ans. 76% avaient plus de 60 ans.

⚫Pour cette saison, nous avons actuellement 120 adhérents (77 adultes, 43 enfants).

Certains cours (rythm&danse, la marche nordique et le fitness du vendredi soir) enregistrent une baisse importante d’adhérents. Ils ne sont que 5 au cours de Rythm&danse, 8 à la marche nordique et 6 au fitness du vendredi soir.

Nous sommes en questionnement sur le maintien ou non de ces cours, sur une proposition de changement de cours, une modification des horaires, … pour la saison 2022/2023

Aucune question n’étant soulevée, Laurence laisse la parole à la trésorière, Christelle, qui présente le rapport financier

II – RAPPORT FINANCIER

⚫Pour l’exercice 2020-2021, les recettes se sont élevées € à 20 856.65 € et les dépenses à 23 434.55 €, ce qui nous donne un déficit de 2 577.90 €

Répartition des recettes :

- Cotisations adultes 8 344.00 € (40%)

- Cotisations enfants 4 195.00 € (21%)

- Intérêts sur livret /part sociale 122.35 € (0.6%)

- Chômage partiel 3 396.30 € (16%)

- Aide COVID 3 792.00 € (18%)

- URSSAF (trop payé en 2020) + COVID 1 007.00 € (4.4%)

TOTAL 20 856.65 €

Répartition des dépenses :

- Charges de personnel (57%):

o la rémunération de l’animatrice 10 464.02 €

o les frais de transport 609.00 €

o URSSAF,chômage, retraite, prévoyance,

médecine du travail, formation 2 206.42 €

- Licences 2 574.45 € (11%)

- Remboursement des adhérents 7 267.00 € (31%)

- Frais généraux/divers 313.66 € (1%)

TOTAL DEPENSES 23 434.55 €

Grâce à la mise en chômage partielle et à la demande de subventions, nous avons pu limiter le déficit.

⚫Prévisions 2021/2022 au 25 novembre 2021

-Recettes 15 131 € = cotisations adultes 8676 €, cotisations enfants 6455 €

-Dépenses 20 583.20 € = charges de personnel 17450 € (salaire 11300 €, transport 1470 €, charges 4340 €, formation 340 €), licences 3093.20 €, assurance 40 €

=> Déficit prévisionnel : 5452 €

⚫Conclusion

Grâce à une réserve suffisante de trésorerie, nous pourrons rémunérer Isabelle cette saison. Mais il ne faut pas oublier qu’il faut garder une réserve suffisante pour le départ futur en retraite d’Isabelle.

Les recettes dépendent essentiellement des cotisations. Il est donc important d’en avoir suffisamment.

Pour un budget équilibré, il faudrait environ 180 adhérents sans autres dépenses importantes.

Si le nombre d’adhérents n’augmentent pas, il faudra peut-être envisager de supprimer/modifier certains cours qui n’attirent plus et/ou d’augmenter les cotisations.

Véronique RENARD suggère d’essayer d’identifier le pourquoi concernant les cours qui marchent moins bien.

III- VOTES

Françoise soumet aux votes les différents rapports présentés. Conformément à l’article 10 des statuts, le vote se déroule à main levée

Résultats :

Contre Abstention

Rapport Moral 0 0

Rapport d’Activités 0 0

Rapport Financier 0 0

Les rapports sont approuvés à l’unanimité

IV-APPEL DE CANDIDATURES

Françoise présente sa démission, mais n’a pas pu exprimer les raisons de cette démission. Une adhérente la coupe immédiatement et précise que les différents entre le Bureau (particulièrement avec Françoise) et Isabelle n’intéressent pas les adhérents et ne doivent pas être évoqués en AG.

Les autres membres du bureau présentent à leur tour leur démission : Laurence HERBER, Chantal DESCHAMPS, Christelle PERAIS et Bernard KATHREIN

Françoise GOURDON fait appel à candidatures et laisse la parole à Véronique RENARD

3 personnes se proposent : Danielle MAUDUIT, André GOUFFE et Patrick FASSOT

Véronique RENARD propose de soumettre également au vote Patricia MAILLOT qui a rejoint le Comité Directeur en juin 2021.

V-VOTES

Après présentation des 3 candidats, nous procédons au vote

A l’unanimité, le vote se déroule à main levée

Résultats :

Contre Abstentions

Danielle MAUDUIT 0 0

André GOUFFE 0 0

Patrick FASSOT 0 0

Patricia MAILLOT 0 0

Ces votes ayant recueilli 100 % des voix, Danielle MAUDUIT, André GOUFFE, Patrick FASSOT et Patricia MAILLOT sont élus à l’unanimité

VI-CONCLUSION

Danielle, André et Patrick se réunissent à part pour désigner le ou la président(e).

Danielle MAUDUIT est élue Présidente de la GYRAVO.

L’élection du Bureau sera réalisée ultérieurement.

Françoise clôt la séance et invite les personnes présentes à participer au pot de l’amitié.

Laurence HERBER Françoise GOURDON

Secrétaire Présidente

Assemblée Générale Extraordinaire du 25 juin 2020

(Extraits des compte-rendu de l'A.D.E et de la réunion du Comité Directeur qui a suivi)

Après l'annonce de la démission collective du Comité directeur en A.G.E il est fait appel à candidatures.

Ce sont alors présentés : Monique Alix, Chantal Deschamps, Françoise Gourdon, Bernard Kathrein, et Chrystelle Perais. Nous avons ajouté Laurence Herber, non présente, mais qui avait spécifié sur le pouvoir qu'elle nous avait fait parvenir qu'elle était candidate. 

Les six candidats ont été élus à l'unanimité. 

Lors de la première réunion du Comité Directeur, le 8 juillet 2020, le nouveau bureau a été constitué :

  Mme Gourdon Françoise, Présidente

Mme Alix Monique, Vice Présidente

Mme Herber Laurence, Secrétaire

Mme Deschamps Chantal, Secrétaire Adjointe,

Mme Perais Christelle, Trésorière

M. Kathrein  Bernard, Trésorier Adjoint

Assemblée Générale du 3 Décembre 2019

(Principales informations) 

 Enregistrant à ce jour 171 adhésions, le nombre de présents dans la salle(24) et le nombre de pouvoirs(40) ont permis la tenue de cette Assemblée Générale.

Notre Association est affiliée à la Fédération Française d'Education Physique et Gymnastique Volontaire (FFEPGV) située à Montreuil (93). C'est la 5ème plus importante fédération sportive avec une combinaison "professionnels-bénévoles". Elle compte 540.000 licenciés et 6.524 associations sur l'ensemble du territoire.

La liste des adhérents avec leur n° de licence sera affichée. En cas de besoin, si on nous le demande, nous imprimerons les licences au cas par cas. 

L'âge des adhérents est de 5 à 13 ans pour les enfants et de 18 à 92 ans pour les adultes ; 56% résident à Chinon.

Les recettes sont essentiellement constituées des cotisations des adhérents et les dépenses sont constituées principalement de la rémunération de l'animatrice et des charges sociales et taxes diverses correspondantes, les frais de licence et quelques frais généraux (1,5 %).

Depuis le 1er janvier 2016 nous utiliserons le Chèque Emploi Associatif.  

La répartition de certains cours a été modifiée (voir chapitre Horaires des cours).

Le rapport moral, le rapport d'activité et le rapport financier sont approuvés à 100% des voix. 

Trois personnes du bureau  (la présidente, la secrétaire, et la présidente )arrivent en fin de mandat et se représentent. Il est fait appel à de nouvelles candidatures car certains membres actuels voudraient bien passer la main. Mary-Line Lothion présente sa candidature. Elle est élue à l'unanimité.

La Présidente souhaite la bienvenue à Mary-Line.

Après les remerciements à toutes les personnes qui ont eu la gentillesse de se déplacer, tout le monde se retrouve autour du pot de l'amitié.

La séance est levée à 20 h.